こんにちは。
おすけです。
今回は自分を救うものは、結局議事録だよね～って、とても当たり前の話をします。
僕も社会人生活が10年以上になり、ほんの少しだけ建築分野について詳しくなってきました。
ですが【打ち合わせミス】ば技能が上がったらからと言ってゼロにはなりません。
コレは結構個人の【ウッカリ度合い】によって決まってると思っていて、個人的にはかなり苦手分野であります。
ある時からちゃんと議事録を取るようにしたんですが、これが超メリットあるな～って思いましたので、今日は議事録のメリットとやり方について解説していきます。
それでは早速行ってみましょう～！！
①議事録は内容ではなく、記録を取る人という印象づけ
建築業界で議事録がムズかしい理由は、形状を文章にしないといけないことにあります。
・こんな形で、
・この寸法で、
・勝ち負けがあって、
など、形状を文字にするのはとてもムズイですよね。
要は、家づくりの打合せと議事録との相性はひじょーにビミョーなワケです。
ですが、それでも僕が議事録を取る理由は、あらぬクレームを避けるためです。
住宅境界でよくあるのが、
・『イメージと違う』
・『聞いていない』
・『〇〇と言ったはず』
といったできた後にイチャモンをつけられるケースです。
コレは多くの場合、お施主さんが言ったと言えば言ったことになる、
という【住宅産業の弱さ】が浮き彫りになっています。
経験的にも、間取りが数回変わるような打合せが続くと、こう言ったクレームを受けることが多くなります。
ですが、毎回議事録を取っている人に対しては、どうでしょうか？
なかなか強くクレームを言うことはできないと思います。
『自分が間違えたかも』という不安がよぎるからです。
このように議事録は内容よりも【議事録を取っている人】というイメージづくりが強力なのです。
余計なクレームを受けることなく、建設的な話し合いができます。
②議事録はその場で書く
議事録はできる限りその場で書くようにしています。
こちらの本ではその場で書く【リアルタイム議事録】には以下のような効果があると言います。
リンク
２１８社で調査したところ、１時間の会議終了後に議事録が完成するのに平均２・１時間かかっていました。同じ２１８社でリアルタイム議事録を実践したところ、平均で47％、最大70％短縮できたという結果が出ました。
その場で議事録を書くことで、間違った認識で打ち合わせが進むことなく、軌道修正もしやすい実感もあります。
あと単純に後から議事録書くのってめちゃくちゃ面倒じゃないですか？笑
例えば土日の 2～3時間分の打ち合わせ議事録を5件（少なくとも5件くらいは打合せします）もやることを考えるとテンションが1ミリも上がりません。
僕が理想とするのは、打ち合わせが終わった時に議事録が終わっていて、お客さんと僕たちのそれぞれの宿題が明確になっている状態です。
③アジェンダとして
社内会議ではアジェンダはもはや必須になりましたが、お施主さんとの打合せでアジェンダはやや抵抗があります。
カフェに来るような感覚で打合せを楽しみにしている人もいるので、ビジネスっぽすぎるんですよね。。
でもおしゃべりして終わるワケにもいかないので、僕は打合せメモと議事録を使って【打合せの進捗】を可視化するようにしています。
ポイントは打合せメモを先に書いておくこと。
・〇〇について
と言った堅苦しい書き方ではなく、
・〇〇の方が使いやすいか？
・リビング前の庇をもう50センチ伸ばしたい
と言った半分議題、半分僕の悩んでる・気になるポイントのようなニュアンスで書くようにしています。
僕は割とリラックスした打合せをしたいのもあって、結構ラフに書いています。
言い回しは、設計士のの打合せスタイルに合わせて変えて行くと良いでしょう。
これにより、自分の言いたいことを忘れることなく伝えられますし、事前に準備している印象も与えられます。
お施主さんにとって何より嫌なのが、全然打合せ準備してないことが明確な時ですよね。
簡単なメモで意外なほどお客様満足が上がります。
まとめ
議事録は実はお施主さんとの打合せに限らず、営業マンとの打合せなどにも効果を発揮します。
なぜなら1対1の打ち合わせでもキチンと議事録を取る人はめっちゃ少ないからです。
広い世代がいる会社の場合、責任の所在が曖昧にされがちです。
そんな時にも議事録は自分を救ってくれますので、ぜひ皆さんも議事録マスターになって下さい。
驚くほど自分を守ってくれます！
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最後まで読んで頂きありがとうございます！
それではまた次回！！