こんにちは。おにまめです。
今回は僕の【言った言わないトラブルの回避方法】について解説していきます。
いや〜ありますよね。『言った言わないトラブル』。
僕も働き始めてから、幾度となくこの問題に直面しました。
もうこの問題が起きている時点で、すでにお互いの主張は真っ向から対立してますんで、9割の確率で業者である僕たちが負けます！
今回は僕が普段やっている、言った言わないを言わせない解消方法を伝授します。
僕はこのやり方をしてからかなりこの手のトラブルは少なくなりました！
それでは早速いってみましょう～！！
最初に『大事なことは何度も聞きます』と宣言。
打合せでどうやって決着したか忘れちゃったり、話の内容は覚えてるけど赤書きに書き漏らしてたりなど、結構いろんなミスがあるんですよね。
昔はもう一度聞くことが、自分のミスを露呈しているようで、後ろめたさからやんわり聞いたりしてました。
でもそういう時って、
・核心突いてないから、フワッとしたまま話が過ぎちゃったり、
・お互い間違ったまま確信してるから、ナゾに会話が成立しちゃったりします。笑
でもそうなると、『言った言わない問題』発展するんですな。
だから、ある時から吹っ切れて、
『大事なことは何度も聞きますけど、許してくださいね！』
って言って聞いています。
でもコレで嫌な顔をされたことは一度もありません。
『全然良いです！むしろありがたいです！！』
と言ってもらえます。
なぜならお施主さんも大事なことは何度も確認したいからです。
さらに、お施主さんから聞きたい質問のハードルも下がります。
この一言を言えるようになってから、本当に曖昧なところを聞くことが苦ではなくなりました。
わからないことは聞く。
コレが双方が良い関係でいられるコツなのです。
大事なことは何度も言う
何度も失敗してわかったことは、お客さんは僕らがいったことを6割くらいしか聞いていないということ。
『これは前聞いたから大丈夫～！』
という姿勢はいつか大きなしっぺ返しを喰らいます。
だから、打ち合わせの中で伝えたことでも、
・その場で言う
・次の会の議事録確認でも言う
・最終確認のときにも言う
ということをしてみてください。
するとお施主さんも、
『あ～こんなに聞くってことは一般的じゃないんだ』
と意識付けできます。
意識付けができれば、どちらの答えになろうと強く、記憶に残りますからお互いの認識のズレはなくなります。
結局、『言った言わない問題』というのは、誰もが同様に考えるポイントではなく、人によって答えや感じ方が違う部分で、なおかつその確認がサラッと終わらしてしまったときに勃発します
例えば、
・エアコンの位置（効きを優先するか、見た目を優先するか）
・コンセントの高さ（使い勝手や使うものによる分け方）
・窓のカスミか透明か（相手からの見られ方、こちらからの見たいもの）
これらは人によって回答が異なります。
こういった曖昧なところを、数回にわたって確認することで、お施主さんとの合意が徐々に形成されていくものなのです。
議事録はマスト
以前、議事録は超大事って話をしたんですが、これは『言った言わない問題』の最も大きな決め手になります。
昔上司から言われたことがありますが、
『言った言わない問題』になったら、必ず業者が負ける。
そう、絶対に、、な。
と。
だからこそ、いつ誰がどのように回答したのかを議事録として残す必要があります。
逆に言えば、議事録があるのにまだ駄々をこねるようなお施主さんはほとんどおらず、いたとしても痛み分けで解決できる可能性があります。
内々の話ですが痛み分けになれば、会社への報告もある程度理解が得られます。
だから
・打ち合わせ
・次回議事録で再確認
・大事なところを最終で再確認
という3段階で話をすれば、トラブルの大半は無くせます。
議事録作成を面倒に感じる方も少なくないと思います。
それでも僕が議事録をゲキ推ししている理由は、
・間違いがあったときに議事録の非じゃないくらい、マジで仕事が増えるから
・決定事項だけでなく、その間のプロセスも書けるから
・次のアクションが明確にできるから
最後に一点アドバイス！！
『議事録は、曖昧なところだけ書けば良い。』
マイワイフからの名言です。
まとめ
最後まで読んで頂きありがとうございます。
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それではまた次回！！