こんにちは。
おすけです。
今回は【打合せが長びく人との打合せ方法】ついて解説します。
家づくりは楽しいもので、ついつい打合せが延長しがちです。
後にアポイントがなければ被害は少ないものの、次の打合せが迫っていたり、どうしてもやり切らないといけない仕事がある時はヒヤヒヤです。
なかでも『何でこんなに打合せ時間が長いのに、内容全然決まっていないんだろう』って人が結構な確率でいて、これが業務を圧迫してたりもします。
昔はその理由がよく分かっていなかったんですが、冷静に相手との会話に集中してみると見えてきたものがあるので、今回は打合せが長引く理由と解決方法について解説していきます。
打合せ時間に悩ませられている人はぜひ参考にしてください。
それでは早速行ってみましょう～！！
①打合せが長引く理由
まずは理由から。
僕の経験上、打合せが長引くパターンは2つ。
まずは、『そう言えば、、』『ちなみに、、』で話が展開していく人。
毎回話が横道にそれてしまうため、何を打合せしているのか、がブレてしまい打合せが長引く傾向にあります。
基本的に話好きな人が多く、打合せ自体も嫌いじゃない人が多いですね。
もう一つは、長考型の人。
このタイプは慎重かつ多面的に物事を捉えるため意思決定までが遅く、その場で答えがでないことが多いです。
まぁ簡単にいうと優柔不断です。
この2タイプの人に対する対応をお伝えします。
②横道はずれ型の対処法
ではまずは、話がすぐ横道に外れてしまうひと。
このタイプの人は話の組立てを気にせず、流れに任せて話を展開していきます。
そんな時僕は、多少強引でも『ちなみに』『ところで』と言って話を本題に戻してしまいます。
通常はコレをやるのは印象が良くないですが、元々話があちらこちら飛んでしまう人の場合は、話の筋がズレてもあまり違和感を持たれません。
（そこに違和感を感じる人は元々話がそれにくい人です。）
このように少しダークなスキルですが、意外と違和感なく使えます。
世にある【聞き上手になれ説】は相手の話を聞けるだけの余裕がある時か、めちゃくちゃ話がオモロい時だけで十分です。
ちょっと時間がない時は大いに利用できるテクニックなのでぜひ使ってみて下さい。
③長考型の対処法
長考型の場合、あまりサクサク話を進めてしまうと逆に不安にさせてしまうので、【相手に決めてもらう時間】が必要です。
こちら側が『コレがベスト』と推しすぎると、見落としがないかが気になって、逆に猛烈に反論を調べまくる副作用があったりします。笑
なので、長考タイプの人には、良い点と悪い点を複数点伝えます。
ちなみに『こっちになって欲しいなー』って方のメリットを一つだけ増やしておきます。
その上で、『僕はこっちが良いと思います。けど最後は〇〇さんが決めて下さいね』と伝えます。
これは軽ーい心理学のテクニックを使っていまして、【BYAF法】と言われます。
BYAFはBut Are You F reeの意味です。
要は、散々プレゼンしておいて、最後はあなたに決める権利があるんだよ、と強調するテクニックです。
そうすると押し付けがましくないので、長考タイプの方には効果テキメンです。
場合によっては、『次回教えて下さい。』なんて形で宿題にしてじっくり考えてもらう時間を設けます。
一緒に悩む時間も大事ですが、ドライになりすぎないように、相手が1人で考える時間を確保してあげることも大切ですよね。
議事録を見せながら打ち合わせする
これは最近僕がやっていることですが、オンタイムで議事録を書いていってしまうやり方です。
議事録は決まったことだけではなく、事前に
・聞きたいこと
・伝えたいこと
・打合せ資料
もまとめて載せておきます。
そうすると話がそれたり、上手く時間が使えていなくても、否が応でも打合せの進捗が悪いんだというコトがお施主さんにも伝わります。
すると『ゴメンね、全然進んでないから次に進もう』なんてお施主さんからお声掛けを頂くケースも出てきてそこそこ重宝しています。
その議事録にはシレッと打合せの終わり時間も書いておきます。
すると案外予定通りに進んだりするものです。
要は、お施主さんが今日の打合せのヴォリュームを知らずに打合せを始めてしまうと、ついつい打合せが長引いてしまうのです。
だから今日の全体像をやんわりと伝えることで、ダラダラ打合せが長引くことを防いでいるのです。
まとめ
少しダークなテクニックを紹介しましたが、設計士なら誰しも悩んだコトがあるテーマだと思います。
良かったら試してみて下さい。
以外、関連記事です。
最後まで読んで頂きありがとうございます！
それではまた次回！！